Перед выводом сотрудников за штат компании часто опираются на ощущения: эта группа дорого обходится, здесь много текучести, по этим людям бухгалтерия постоянно что-то переоформляет. Кадровый аудит переводит эти ощущения в конкретные цифры и помогает принять взвешенное решение — где аутстаффинг персонала действительно снизит нагрузку, а где лучше оставить все, как есть. Начать удобнее всего с разделения штата по ролям.

Минтруд относит производство, гостеприимство, транспортировку и хранение к сферам с заметным ростом кадровой потребности. В этих отраслях нагрузка меняется из-за поставок, сезона, банкетов и смен.

Разделите штат на три группы:

• ядро компании: управляющие, технологи, старшие смены;
• операционный контур: грузчики, комплектовщики, фасовщики, уборщики, кассиры;
• сложные категории: иностранные работники, временные бригады, персонал с частыми заменами.

Ядро обычно остается в штате. По второму и третьему блоку нужен расчет: там аутстаффинг персонала помогает точнее считать смены и снять рутину с кадровиков.

Смысл матрицы: найти роли, где бизнес сохраняет управление задачами, а кадровые, налоговые и миграционные процессы отдает партнеру.

ТК РФ запрещает заемный труд, а глава 53.1 регулирует направление работников по договору о предоставлении труда персонала. Схема требует законного формата, документов и проверенного провайдера. Роструд ведет реестр аккредитованных частных агентств занятости, его стоит проверить до договора.

Для расчета подходят:

• позиции с типовыми задачами и понятным результатом смены;
• роли, где численность часто растет и снижается;
• сотрудники, по которым много кадровых документов;
• иностранные работники с патентами, ДМС и уведомлениями.

На этом этапе аутстаффинг персонала сравнивают не с окладом. Нужна полная стоимость роли: подбор, оформление, отпуска, больничные, ошибки в табеле, миграционный контроль, время бухгалтерии и HR.

Есть должности, где экономия на оформлении может стоить дороже. Сначала лучше не трогать людей, которые держат технологию, обучают смену, отвечают за клиентский опыт или знают регламенты.

Перед расчетом задайте четыре вопроса:

• потеряет ли объект качество при быстрой замене человека;
• есть ли понятные нормы выработки и график;
• сколько часов уходит на документы по этой группе;
• можно ли отделить управление задачами от кадрового администрирования.

Если ответы ясны, аутстаффинг персонала получает нормальную базу для расчета. Если ответов нет, сначала стоит привести в порядок функции, графики и табели.

Грамотно проведенный аудит заканчивается таблицей решений: кого оставить, кого вывести, по кому запросить миграционный блок, где нужен аутсорсинг функции. Для провайдера нужны численность, графики, категории работников, расходы, текучесть и список документов.